Polityka Prywatności

Zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies w serwisie i aplikacji Complaia ERP

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego oraz aplikacji Complaia ERP (dalej łącznie „Serwis").
2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej „RODO") jest podmiot wskazany w tabeli powyżej (dalej „Administrator").
3. Administrator przetwarza dane zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą — Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Dwie role Administratora — dane własne oraz dane powierzone

Rozróżnienie istotne dla klientów biznesowych korzystających z aplikacji.

1. Jako administrator — Administrator przetwarza dane osób odwiedzających Serwis, osób zakładających i prowadzących konto, osób reprezentujących klientów i kontaktowych, osób kierujących zapytania oraz odbiorców komunikacji marketingowej. Tych danych dotyczy niniejsza Polityka.
2. Jako podmiot przetwarzający — w odniesieniu do danych osobowych wprowadzanych przez klienta biznesowego do aplikacji w ramach jego działalności (np. dane jego kontrahentów, pracowników, odbiorców) administratorem jest klient, a Complaia ERP przetwarza te dane w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Zasad tego przetwarzania nie reguluje niniejsza Polityka, lecz umowa powierzenia.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

4. Kategorie przetwarzanych danych

• Dane identyfikacyjne i firmowe: imię i nazwisko osoby kontaktowej/reprezentanta, firma, NIP, REGON, adres.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu.
• Dane konta i rozliczeniowe: login, dane o planie i płatnościach (Administrator nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej — obsługuje je operator płatności).
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia i sesji, dane o przeglądarce, logi systemowe.
• Dane z plików cookies i podobnych technologii — zgodnie z § 12.

5. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, jednak podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy oraz do wystawienia dokumentów rozliczeniowych jest warunkiem korzystania z usługi — ich niepodanie uniemożliwia jej świadczenie. Podanie danych do celów marketingowych jest w pełni dobrowolne.

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

1. Dane mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w świadczeniu usługi, wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich umów. Do kategorii odbiorców należą:

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady dane przetwarzane są na terenie EOG. Jeżeli niektórzy dostawcy (np. operator płatności lub dostawca infrastruktury) przetwarzają dane poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. uczestnictwo w ramach EU–US Data Privacy Framework).
2. Informację o konkretnych transferach oraz kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się pod adresem hello@complaia.systems. [Uzupełnij faktyczne transfery i regiony przetwarzania.]

8. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii; sprostowania; usunięcia („prawo do bycia zapomnianym"); ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego; a także — w przypadku przetwarzania na podstawie zgody — wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
2. Realizacja praw następuje na wniosek kierowany na adres hello@complaia.systems.
3. Osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę, w rozumieniu art. 22 RODO. [Jeżeli stosujesz profilowanie marketingowe, opisz je tutaj.]

10. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych adekwatne do ryzyka, w tym m.in. szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, logiczną izolację danych poszczególnych klientów (architektura z odrębną bazą danych dla najemcy) oraz regularne kopie zapasowe. Żadne zabezpieczenia nie dają jednak całkowitej gwarancji bezpieczeństwa przesyłu danych w sieci Internet.

11. Powierzenie danych klientów biznesowych

1. W zakresie danych wprowadzanych do aplikacji przez klienta biznesowego (zob. § 2 ust. 2) zasady przetwarzania, w tym kategorie danych, czas trwania, prawa i obowiązki stron oraz wykaz podprocesorów, określa umowa powierzenia przetwarzania zawierana z klientem. [Wskaż sposób udostępnienia/zawarcia DPA.]

12. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies niezbędne do działania Serwisu nie wymagają zgody. Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe instalowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody za pośrednictwem panelu zgód (baner cookies); zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać.
2. Użytkownik może zarządzać cookies również z poziomu ustawień przeglądarki, w tym je blokować lub usuwać; może to wpłynąć na działanie niektórych funkcji.

[Dostosuj listę cookies do rzeczywiście wykorzystywanych narzędzi.]

13. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować Politykę Prywatności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie wraz z datą jej wejścia w życie. O istotnych zmianach Administrator może poinformować dodatkowo pocztą elektroniczną lub w panelu konta.